Nestíháš všechny úkoly, je toho na tebe hodně, zapomínáš termíny, místo práce sleduješ Netflix… Máš prostě problém s časem? Nejlepším řešením těchto problémů je tzv. Time Management, o kterém se dozvíš více v tomto článku!
Čas. Věc, nebo možná pojem, který nám každou chvíli ubývá a už ho nikdy nezískáme zpět. Proto je extrémně důležité přemýšlet nad tím co děláme, čemu věnujeme energii a proč to děláme. Tím se dostáváme k prvnímu bodu Time Managementu – prioritám.
1. Priority
Každý máme věci, kterým se chceme věnovat a které nás baví. Na druhou stranu máme povinnosti, do kterých se nám moc nechce. Každopádně veškeré aktivity a činnosti, kterým obětujeme, jakkoliv velkou část svého času, by měly mít cíl, účel. Dělat věci bez důvodně je ten nejhorší způsob investování času. Jak již bylo zmíněno ve článku Proč říkat ne?, vyber si několik pilířů, které jsou pro Tebe ty nejdůležitější – aktivity, oblasti, kterým chceš věnovat energii a mají pro Tebe význam. Např.:
- Rodina/Přátelé
- Škola
- Sport
- Brigáda
- Programování
Každý z těchto pilířů má pro Tebe nějaký smysl nebo máš cíl, kterého tím chceš dosáhnout, pokud nějaká aktivita nebude spadat do žádného z těchto pilířů, nemusíš ji dělat. Prosím Tě o vypracování takového seznamu věcí, které jsou pro Tvůj život důležité. Pomůže Ti to srovnat si co chceš, co Tě baví a čemu chceš dávat energii.
A co to tedy je ten Time Management?
Je to vlastně čisté plánování svých dní, především v krátkodobějším hledisku. V rámci Time Managementu si stanovuješ důležitost a urgentnost úkolů, termíny schůzek, vymezený čas na dané aktivity, zkrátka si děláš pořádek ve svém životě a snažíš se dosáhnout maximální produktivity.
2. Kalendář
Time Management se těžko dělá čistě v hlavě, je mnohem lepší používat nějakou pomůcku pro plánování. Pro začátek stačí obyčejný kalendář v telefonu, ale můžeš klidně zkusit vychytanější a propracovanější appky jako je třeba Notion nebo todoist. Jestli Ti bude vyhovovat více fyzický diář, pořiď si diář, hlavně ať máš něco, co Ti sedne.
3. Plánování
Je fajn si rozdělit úkoly podle jejich důležitosti – urgentnosti. Ty nejdůležitější dělat co nejdříve a dílčí si nechat na později. Vyhneš se zbytečnému stresu, který z dlouhodobého hlediska není zdraví prospěšný. Pro lepší představu určování důležitosti můžeš použít Eisenhowerův princip:
- Urgentní a důležité (URGENT & IMPORTANT)
- Úkoly, které nelze odložit a měly by být hotovy co nejdříve. Rozhodně neodkladné.
- Neurgentní a důležité (NOT URGENT & IMPORTANT)
- Tento typ úkolů může sice počkat, ale jednou se na něj stejně dostane. Když Ti žádný jiný „task“ nehoří, udělej si na něj čas a pracuj na něm třeba po kouskách (vícero dní kratší dobu).
- Urgentní a nedůležité (URGENT & NOT IMPORTANT)
- Tyto „tasky“ je sice potřeba udělat, ale jejich váha není vysoká. Pokud je nemůžeš delegovat na někoho jiného, zkus vymyslet řešení, které nezabere tolik času.
- Neurgentní a nedůležité (NOT URGENT & NOT IMPORTANT)
- Do této skupiny patří neproduktivní věci. Zkus se zamyslet, zdali nemáš nic lepšího na práci.
Tohle je jen takový nástřel, kterého se můžeš chytit ze začátku a postupně si vymyslíš svůj vlastní systém dělení úkolů.
4. Pravidlo 52-17
Na každou činnost a úkol si vyhraď určitý čas, který dodrž. Podle studie DeskTime je nejlepší pracovat 52 minut a 17 minut odpočívat. Tento čas se po pandemii posunul na 112 minut práce a 26 minut pauzy, ale pro začátek se drž pravidla 52-17.
5. Buď v klidu
Nepřeplňuj si kalendář k prasknutí. Snažíme se vyhnout stresu, tak si ho nepřidělávej z nadbytečného množství úkolů. Řekni si, že například po 19:30 už nebudeš na ničem pracovat a dej si „chill“. Nech si nějaký čas na sebe a na odpočinek.
Závěr
Time Management je skvělý, umožní Ti vypustit z hlavy všechny termíny, uzávěrky a uvolní tím prostor pro nové znalosti. Také Ti dá přehled o tom, jak trávíš svůj čas a můžeš ho upravovat pro svou maximální spokojenost. Opravdu si toho na sebe nedávej zbytečně moc, můžeš vyhořet a to je mnohem větší problém, než neodevzdaný úkol. Ještě úplně nakonec doporučuji tento TEDx Talk na téma Filozofie Time Managementu, jen na zamyšlení.
Doufáme, že se Ti článek líbil. Určitě napiš do komentářů, jakým způsobem si plánuješ práci! Pokud Tě téma zaujalo, koukni na náš starší článek ohledně Time Managementu.
Zdroje
- PRACHI, Juneja, Time Management Techniques, managementstudyguide.com, 2015
- AEON, Brad, The Philisophy of Time Management, youtube.com, 2017
- KOHÚT, Jan, JAK PLÁNOVAT A ORGANIZOVAT – time management systémy pro studenty, youtube.com, 2021
- WALTERS, David, Creativity & Time Management, e-metrixx.com
- Ultradian Rhythms in Prolonged Human Performance, researchgate.net, 1995
- STRELCA, Aiva, DeskTime’s productivity research: an overview of our finds throughout the years, desktime.com, 2021
- CORPORATE FINANCE INSTITUTE, A Brief Guid to Time Management, corporatefinanceinstitute.com
